Manuel d'utilisation

Smart Swiss QR-Bill

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Exemple H2

Exemple H3

Exemple H4

Exemple H5

INSTRUCTIONS Smart Swiss QR-Bill

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Il est préférable d'utiliser l'App dans les navigateurs Web Chrome ou Safari.

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Tables

Invoices
Créez des factures avec autant de lignes de commande que nécessaire. Ajoutez le contact du collaborateur, la date d'échéance et d'autres champs
Orders
Préparez des lignes de commande avec une date facultative pour les services
Quotes
Créez des devis et convertissez-les en factures lorsque votre client les a acceptés
QR-Slips
où vous produirez et conserverez vos bordereaux QR-Bill.
Company
Où vous validez les données de votre société (IBAN ou QR-IBAN) et générez les bordereaux de paiement QR-Bill "vides".
Clients
où vous gérez les coordonnées de vos clients.
Products
Gérez tous vos produits et services en un seul endroit
Configuration
Où sont enregistrés vos identifiants (ce tableau est automatiquement configuré et lié à votre abonnement actif)
VAT
Mettez à jour les taux de TVA
Discounts
Créez des rabais en pourcentage ou à prix fixe

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Vues (Views)

Épingler la vue

sélectionnez une animation de vue — Chaque table est préconfigurée avec un certain nombre de vues pour faciliter votre travail. Les vues sont situées dans le coin supérieur gauche, juste en dessous de la ligne qui contient les tables.

comment épingler une animation de vue — Nous vous recommandons d'épingler les vues. Pour ce faire, cliquez sur une vue et cliquez sur l'épingle. Le menu de votre vue restera visible sur le côté gauche de votre table.

Exemple

Par exemple, la table Invoices comporte quatre vues : NEW (nouveau), Invoices by Client (factures par client), Invoices by Status (factures par statut), Default View (vue par défaut).

Utilisez la vue NEW pour créer une nouvelle facture.

Utilisez la vue Invoices by Client pour voir toutes les factures liées à chacun de vos clients.

Utilisez la vue Invoices by Status pour voir toutes les factures par statut (Quote, Due ou Paid).

Pour chaque table, vous aurez la vue default View, cette vue contient toutes les données non triées, et vous n'avez pas besoin d'accéder à cette vue dans votre workflow.

Personnaliser une vue

Votre produit est flexible, si vous souhaitez personnaliser une vue, nous vous recommandons de créer une nouvelle vue et de la personnaliser. Vous pouvez également créer des dossiers pour gérer vos vues.

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1. Configuration de la table Company

Logo
Nous avons joint un modèle en png pour votre référence ; veuillez télécharger votre logo à la même taille, avec un fond transparent.
Adresse
Veuillez saisir le numéro du bâtiment après la rue, comme ceci :
Lake Street 17 (et non 17 Lake Street)
IBAN
Utilisez soit l'IBAN de votre entreprise, soit le QR-IBAN. Entrez votre numéro IBAN ou QR-IBAN sans aucun espace, comme ceci CH3330000777700007777 le système vérifiera automatiquement le type d'IBAN que vous utilisez et adaptera le type de QR-Bill en conséquence (type QRR ou SCOR).
UID
Entrez votre numéro IDE. Utilisez le format suivant "123456789" (9 chiffres accolés). Votre numéro de TVA est généré en fonction de la langue principale que vous sélectionnez dans la table “Company".
isVAT (case à cocher)
Afficher (coché) ou masquer (non coché) votre numéro de TVA dans l'en-tête de vos documents

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Bouton "Validate"

après avoir saisi toutes les informations ci-dessus, veuillez cliquer sur le bouton"Validate".

valider l'animation de l'entreprise — Si tout est OK, il générera votre "Bordereau QR vide" dans les quatre langues. Ouvrez, imprimez, envoyez ou téléchargez-les dans la colonne Documents.

2. Configuration de la table VAT & Discounts

VAT & Rate
Dans la table TVA, vous pouvez créer ou mettre à jour les taux de TVA
Name Discount
Sélectionnez ou créez une nouvelle description. Ces descriptions apparaîtront dans vos factures
Perc Discount
Si votre rabais est un pourcentage, remplissez cette cellule et laissez le rabais fixe vide
Fixed Discount
Si votre rabais est un rabais fixe, remplissez cette cellule et laissez le pourcentage de rabais vide

Créer un nouveau rabais

créer une animation de remise — Cliquez sur le signe "+" dans la première colonne, puis sélectionnez ou créez un nouveau nom de rabais et remplissez la cellule correspondante si votre rabais est un pourcentage ou un prix fixe

3. Configuration de la table Clients

Adresse
Veuillez indiquer le numéro du bâtiment après la rue, comme ceci :
Lake Street 17 (et non 17 Lake Street)
Language
Choisissez "EN", "DE", "FR" ou "IT" pour générer le document QR-Bill dans la langue de votre client !
L'option de langue est associée à votre client. Smart, non ? Votre client recevra vos documents dans sa langue habituelle.

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Importation des données de vos clients

L'importation des données de votre client dans le tableau est simple. Utilisez le modèle excel que nous vous avons envoyé par e-mail pour copier les coordonnées de votre client.

importation d'un fichier excel dans une animation de table de clients — Une fois le fichier préparé, utilisez le menu contextuel du tableau "Clients" pour importer vos données.

4. Configuration de la table Products

Name
Entrez le nom de votre produit ou service. Ce champ sera utilisé dans les lignes de commande de vos devis ou factures.
Units & Type
Ajoutez l'unité et le type. Le champ unité apparaîtra dans vos factures.
Price
Saisissez le prix de votre produit. Si le prix inclut la TVA, sélectionnez "TTC" dans la colonne PriceType. Si le prix est hors TVA, sélectionnez "HT" dans la colonne PriceType.
PriceType & VAT
Sélectionnez "HT" ou "TTC" et choisissez le taux de TVA associé à votre produit ou service.

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Créer un nouveau produit

Pour créer un nouveau produit, cliquez sur le signe "+" dans la première colonne et remplissez toutes les cellules orange (orange signifie obligatoire) : entrez le nom, entrez un prix et sélectionnez le type de prix et la TVA.

créer une nouvelle animation de produit — Vous pouvez également sélectionner ou créer une unité, un type ou télécharger une image dans la colonne image (champs facultatifs, non requis pour créer des factures).

Importation de données sur les produits

L'importation des données de vos produits dans le tableau est simple. Utilisez le modèle excel que nous vous avons envoyé par e-mail pour copier les coordonnées de votre client. Vous pouvez également utiliser la vue "ENTRER LES PRODUITS (toutes les infos)" pour remplir les champs descriptifs des produits comme le code-barres, les couleurs, le style, l'UGS et même définir des prix promotionnels que vous pourriez activer avec une case à cocher.

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5. Table Orders

Créez vos lignes de commande

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Vous commencerez toujours par créer vos lignes de commande avant de produire une facture ou un devis.
Allez dans la table Orders et sélectionnez la vue "NEW".

créer une nouvelle animation de commande — Cette vue doit être vide si vous n'avez pas préparé de lignes de commande. Cliquez sur le signe "+" dans la première colonne de la table : cela ajoutera une nouvelle ligne. Fermez la fenêtre "détail de la rangée" qui s'ouvre car il sera plus facile de remplir les données depuis la grille.

remplir une animation de commande — Remplissez toutes les cellules orange : double-cliquez dans la cellule Products pour sélectionner le produit ou le service, saisissez la quantité de la commande dans Quantity et saisissez la remise facultative en double-cliquant sur la cellule "Select Discount". Vous pouvez également saisir la date correspondante si vous créez une ligne de commande pour un service. Lorsque vous remplissez le champ, la couleur passe de l'orange au gris clair. Répétez ce processus autant de fois que nécessaire.

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6. Table Invoices

Produisez vos documents de facturation incluant le bordereau de paiement QR-Bill en 4 langues (la langue du document dépendra de la langue associée au client dans le tableau Clients)
Allez dans le tableau Invoices et sélectionnez la vue "NEW".

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créer une nouvelle animation de facture — Cette vue doit être vide si vous n'avez pas créé de factures. Cliquez sur le signe "+" dans la première colonne du tableau : cela ajoutera une nouvelle ligne. Fermez la fenêtre "détail de la rangée" qui s'ouvrira car il sera plus facile de remplir les données à partir de la grille.

remplir les données de l'animation de la facture — Remplissez toutes les cellules orange : modifiez la date d'échéance, double-cliquez dans la cellule Clients pour sélectionner l'adresse du débiteur, et double-cliquez dans la cellule Orders pour sélectionner toutes les lignes de commande que vous avez créées à l'étape précédente. Lorsque vous remplissez le champ, la couleur passe de l'orange au gris clair. Vous pouvez également remplir des champs facultatifs tels que le nom du contact, le mail du contact, une référence interne ou des informations supplémentaires. Ces données apparaîtront sur votre facture et votre bordereau de paiement une fois remplies. Cliquez maintenant sur le bouton "**Créer**" pour créer le document. Vous verrez le message "Swiss QR Invoice created", un document PDF et l'image du code QR créé est enregistré dans la colonne Document.

Champ AdditionalInfo

Vous pouvez saisir jusqu'à quatre lignes. Vous pouvez même définir une valeur par défaut ; ce champ sera ainsi prérempli avec les différents titres de référence utilisés pour vos factures. Comme vous pouvez le constater, le document a été créé dans la langue associée à vos données client. Si vous voulez changer la langue, modifiez la langue dans la table Clients.

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La ligne de commande utilisée disparaîtra du tableau des commandes "NEW".

Lorsque vous utilisez une ligne de commande parmi les commandes que vous avez créées à l'étape précédente (5. Tableau des commandes : créez vos lignes de commande)

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Case à cocher "Verified"

Il suffit de cliquer sur l'icône pdf pour ouvrir le document. Ouvrez-le, imprimez-le, envoyez-le ou téléchargez-le. Une fois vérifié, vous pouvez cliquer sur la case " Verified ", et votre document de facture sera archivé et déplacé de la vue " NEW " vers les autres vues.

animation vérifiée — Lorsque vous cochez la case " Verified ", l'état " Due " est également ajouté à votre colonne d'état. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité dans votre processus de travail : utiliser la vue " Invoices by Status " pour voir tous les bordereaux QR-Bill qui sont dus et changer leur statut en " Paid " lorsque votre client a payé (vous pouvez également ajouter la date du paiement à l'enregistrement).

7. Tables Quotes & QR-Slips

Une fois que vous savez comment créer une facture, utilisez le même flux de travail pour créer des devis ou des bordereaux de paiement QR-Bill.
Cliquez sur le signe "+" dans la première colonne de la table : cela ajoutera une nouvelle ligne. Veuillez fermer la fenêtre "détail de la rangée" qui s'ouvrira car il sera plus facile de remplir les données à partir de la grille.

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